Prinzipien für mühelose und klare Prozessdokumentation

1. Klarheit vor Vollständigkeit

Ziel ist Einfachheit: Erkläre nur so viel, wie nötig ist, damit jemand den Prozess versteht und ausführen kann.
Fachsprache vermeiden, es sei denn, sie ist notwendig und wird erklärt.

2. Zielgruppe im Fokus

Passe den Detailgrad an die Personen an, die den Prozess nutzen.
Verwende Sprache und Beispiele, die zu deren Wissen und Kontext passen.

3. Schritt-für-Schritt-Format

Zerlege den Prozess in klare, nummerierte Schritte.
Jeder Schritt sollte eine einzelne Handlung oder Entscheidung beschreiben.

Beispiel:
✅ Schritt 1: Öffne das Einstellungsmenü.
❌ Schritt 1: Konfiguriere die App, indem du das Menü öffnest, Optionen prüfst und Einstellungen speicherst.

4. Visualisierungen nutzen

Verwende Screenshots, Diagramme, Ablaufpläne oder GIFs, wenn sie das Verständnis erleichtern.
Ein Bild ersetzt oft mehrere Textzeilen.

5. Einheitliche Struktur

Nutze wenn möglich immer ein festes Format:
- Titel
- Zweck
- Voraussetzungen
- Schritt-für-Schritt-Anleitung
- Hinweise / Fehlerbehebung

6. Gut scannbar halten

Verwende Überschriften, Aufzählungen, und fette Hervorhebungen.
Der Ablauf sollte auch beim schnellen Überfliegen verständlich bleiben.

7. Aktualität sicherstellen

Füge ein „Zuletzt aktualisiert“-Datum hinzu.
Weise eine verantwortliche Person zu, die die Dokumentation aktuell hält.
Bei komplexeren Prozessen: Versionskontrolle nutzen.

8. Verlinken statt Wiederholen

Wenn ein Schritt einen anderen Prozess beinhaltet, verlinke auf die entsprechende Dokumentation, anstatt Inhalte zu doppeln.

9. Von anderen testen lassen

Lass eine unbeteiligte Person den Prozess nur anhand der Doku durchspielen.
Wenn sie irgendwo hängen bleibt, ist genau dort Nachbesserung nötig.

10. Zugänglich machen

Dokumente sollten an einem zentralen, leicht auffindbaren Ort gespeichert sein (z. B. Notion, Confluence, Google Drive).
Verwende klare Dateinamen und Schlagworte, um die Suche zu erleichtern.